Ministerstvo životního prostředí

Zadavatel obdržel dne 31. 3. 2015 žádosti o dodatečné informace. Zadavatel tímto poskytuje tyto dodatečné informace:

Dotaz č. 1:

V části „Předmět veřejné zakázky“ zadávací dokumentace v odstavci 1.3.1 a se píše, že si zadavatel sám určí (případně vybere z námi doporučených) prostory pro konání semináře. Dále se ale píše, že dodavatel zajistí po dohodě se zadavatelem vhodný prostor pro 60 až 80 účastníků. Co se tímto zajištěním myslí, když dodavatel má pouze předat kontakt?

Odpověď:

V ustanovení 1.3.1 Zadávací dokumentace je uvedeno „V případě že zadavatel nenalezne sám vhodný prostor k uspořádání semináře, zajistí dodavatel minimálně 3 ekonomicky nejvýhodnější nabídky pronájmu prostor k posouzení zadavatelem v lokalitě požadované zadavatelem.“ Tzn., že pokud nebude zadavatelem předem určen prostor, zajistí dodavatel minimálně 3 ekonomicky nejvýhodnější nabídky pronájmu prostor s kontakty na pronajímatele. Pronájem, resp. objednávku si již zadavatel zajistí sám.

Dotaz č. 2:

V části „Předmět veřejné zakázky“ zadávací dokumentace v odstavci 1.3.1 c je uvedeno, že dodavatel zajistí technické vybavení prostoru. Máme tomu rozumět tak, že pronájem techniky hradí dodavatel? Někteří pronajímatelé ale do částky za pronájem zahrnují i techniku (někdy např. pouze dataprojektor nebo ozvučení, v některých případech veškerou). Jak se bude v takových případech postupovat? Kdo bude v takových případech hradit pronájem techniky?

Odpověď:

Ano, pronájem techniky hradí dodavatel. Zadavatel bude hradit pouze pronájem prostor. V případě nabídky pronájmu spolu s technikou, bude zadavatel preferovat platbu pouze za pronájem prostor, záleží tedy na dodavateli, zda si techniku pronajme zvlášť od pronajímatele, nebo využije techniku vlastní.

Dotaz č. 3:

V části „Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny“ zadávací dokumentace v odstavci 3.1 specifikuje zadavatel postup pro výpočet nabídkové ceny a uvádí, že se bude jednat o „místo zajištěné dodavatelem“. Je správný náš výklad, že „zajištěním dodavatelem“ se míní návrh tří ekonomicky nejvýhodnějších prostor dodavatelem, z nichž si zadavatel jednu možnost vybere, objedná a uhradí částku za pronájem? Předpokládáme, že do nabídkové ceny se částka za pronájem zahrnovat nemá. Je náš výklad správný?

Odpověď:

Ano, nabídková cena nebude obsahovat cenu za pronájem prostor.

Dotaz č. 4:

Dle bodu 1.3.1 d má dodavatel zajistit občerstvení pro účastníky semináře a přednášející buď vlastními silami, nebo subdodavatelsky. Dle bodu 4.3.10 zadávací dokumentace by součástí nabídky měl být seznam subdodavatelů (též bod 4.1). Vzhledem k tomu, že ze zadávací dokumentace vyplývá, že prostory, v nichž se budou semináře konat, teprve v budoucnu určí nebo si z návrhů dodavatele vybere zadavatel, tzn. že v době podání nabídky nebudeme vědět, kde se semináře budou konat, nemůžeme dodavatele občerstvení jako subdodavatele uvádět.
Jak tedy máme postupovat?

Odpověď:

Zadavatel mění zadávací podmínky v tom smyslu, že povinnost uvést v nabídce subdodavatele se nevtahuje na subdodavatele občerstvení.
V této souvislosti se mění ustanovení 4.1. Zadávací dokumentace tak, že nadále zní: „Dodavatel je povinen v nabídce uvést, které části veřejné zakázky má v úmyslu zadat jednomu či více subdodavatelům a uvést identifikační údaje každého subdodavatele. Dodavatel je v takovém případě povinen předložit smlouvu uzavřenou se subdodavatelem, z níž vyplývá závazek subdodavatele k poskytnutí plnění určeného k realizaci veřejné zakázky. Toto neplatí pro subdodavatele občerstvení.“
Dodavatel je ale stále povinen zadavateli předložit seznam subdodavatelů v souladu s bodem 5.13 Smlouvy o technickoorganizačním zajištění seminářů 2015.

Dotaz č. 5:

Má zadavatel jasno, na jakých zařízeních, bude akce realizovat – tedy, kde bude platit nájem sám (hotel, konferenční zařízení, škola...)?

Odpověď:

V současné době není pevně stanoven harmonogram seminářů. Pronájem hradí vždy zadavatel, viz bod 1.3.1 a) zadávací dokumentace. Tzn. cena pronájmu není součástí nabídky.

Dotaz č. 6:

Pokud takové zařízení nebude technicky vybavené, je povinností uchazeče zadavatelem definovanou techniku dodat a instalovat?

Odpověď:

Ano, pokud zařízení není technicky vybavené, je povinností uchazeče dodat techniku v souladu se zadávacími podmínkami.

Dotaz č. 7:

Uchazeč tedy bude zajišťovat administrativu (pozvánky, zpracování, prezenční listiny, uvádění akce...), technické vybavení prostor a catering (1x coffee break)?

Odpověď:

Ano, takto bude dodavatel technicky a organizačně zajišťovat semináře.

Dotaz č. 8:

Zajímá mne finanční otázky a to ve vztahu k termínu proplacení semináře. Pokud do 5 pracovních dní po semináři zašleme veškeré náležitosti včetně faktury, jaká je potřeba uvést splatnost na faktuře?

Odpověď:

Splatnost faktury je v souladu s čl. 4.4 Smlouvy o technickoorganizačním zajištění seminářů 2015 30 dnů ode dne doručení daňového dokladu zadavateli.

Dotaz č. 9:

Nebude-li se konat seminář, budou finanční náklady s jeho přípravou kompenzovány a v jaké výši?

Odpověď:

Pokud zadavatel zruší konání již objednaného semináře z jakéhokoli důvodu na jeho straně nebo bez udání důvodu, náleží dodavateli náhrada nákladů již vynaložených na organizaci seminářů, které budou zadavateli dodavatelem dostatečně prokázány. Odměna jiná než náhrada vynaložených nákladů dodavateli v takovém případě nepřísluší.

V návaznosti na tuto úpravu se do návrhu Smlouvy o technicko-organizačním zajištění seminářů 2015 doplňuje článek 7.6, který zní: „Pokud Objednatel zruší konání již objednaného semináře z jakéhokoli důvodu na jeho straně nebo bez udání důvodu, náleží Poskytovateli náhrada nákladů již vynaložených na organizaci seminářů, které budou Objednateli Poskytovatelem dostatečně prokázány. Odměna jiná než náhrada vynaložených nákladů Poskytovateli v takovém případě nepřísluší.“

Vzhledem k tomu, že bodem 4. A 9. Dodatečných informací se upravují zadávací podmínky, zadavatel současně přiměřeně prodlužuje lhůtu pro podání nabídek s tím, že tato nově končí dne 13. 4. 2015 v 10:45 hod a otevírání obálek se uskuteční dne 13. 4. 2015 v 11:00 hod.